Przechowywanie należy do tematów planowanych na końcu i najczęściej źle oszacowanych. W jednych biurach szafy stoją puste i zabierają cenną powierzchnię, w innych dokumenty i sprzęt leżą na parapetach, bo zabrakło miejsca. Oba przypadki wynikają z tej samej przyczyny: brak analizy tego, co faktycznie trzeba przechowywać.

Zacznij od inwentaryzacji

Zanim ustalisz liczbę szaf, sprawdź, co realnie jest przechowywane. Zwykle okazuje się, że dokumenty papierowe zajmują znacznie mniej miejsca niż zakładano, natomiast rosną potrzeby związane ze sprzętem, materiałami marketingowymi, próbkami i rzeczami osobistymi pracowników. To zupełnie inne wymagania i inne meble.

Trzy rodzaje potrzeb

• Przechowywanie osobiste: szafki na rzeczy pracowników, szczególnie ważne przy stanowiskach współdzielonych.

• Przechowywanie zespołowe: materiały używane wspólnie, najlepiej blisko miejsca pracy zespołu.

• Archiwum: rzadko używane dokumenty, które nie muszą zajmować najlepszej powierzchni.

Gdzie umieścić szafy

Rzeczy używane codziennie powinny być w zasięgu kilku kroków, a archiwum może znaleźć się w miejscu gorzej doświetlonym lub trudniej dostępnym. Częstym błędem jest ustawianie wysokich szaf wzdłuż okien, co odbiera światło całej przestrzeni. Lepiej wykorzystać do tego ściany wewnętrzne lub strefy przy komunikacji.

Meble przechowujące jako element układu

Niskie szafy potrafią pełnić podwójną rolę: przechowywać i jednocześnie dzielić przestrzeń na strefy bez budowania ścian. Ich górna powierzchnia może służyć jako miejsce do krótkiej pracy na stojąco lub odłożenia rzeczy. To rozwiązanie tańsze i bardziej elastyczne niż stała zabudowa, a przy zmianie układu biura łatwe do przestawienia.

Podsumowanie

Zacznij od sprawdzenia, co i jak często jest przechowywane, rozdziel potrzeby osobiste, zespołowe i archiwalne, a szafy rozmieszczaj według częstotliwości użycia. Wykorzystaj niskie meble do dzielenia przestrzeni, zamiast traktować przechowywanie jako osobny, dodany na końcu element.